Hábitat para la Humanidad Nicaragua

Responsabilidades del Asistente de Brigadas

Antes de la llegada

Apoyar al Coordinador de GV con la elaboración de presupuestos.
Realizar reservaciones en los hoteles (Hotel en Managua y Hotel en sitio de construcción) y agencia de transporte por medio de correo electrónico y llamadas telefónicas.
Nota: Cuando la coordinadora lo solicite
Guardar registro de correos electrónicos de confirmación de reservaciones.
Hacer solicitudes de pago para todos los proveedores y los gastos del cheque en efectivo. (Todas las solicitudes de pago deben incluir el código de brigada de GV para que contabilidad sepa a que para cargarlo.
Nota: La Coordinadora es encargada de pasar los detalles de monto y proveedores que las solicitudes deben llevar, así como el cálculo de gastos.
Confirmar reservaciones con cada proveedor, a través de correo electrónico y llamada telefónica.
Enviar el arreglo de habitaciones, lista de los compañeros de cuarto y plan de alimentación de cada hotel donde el equipo se quedará.
a. Enviar las solicitudes de comidas especiales (vegetarianos, alergias, etc.)
Preparar paquete de orientación, esto incluye la verificación de tamaños de camisetas, folleto, boletín.
Elaborar solicitud de vehículo por los días que el personal de HPH lo vaya a necesitar (recuerde que debe mantener un registro de viáticos y gastos de combustible para estos días).
Apoyar al Coordinador de GV con la compra de suministros para la brigada (agua, refrescos, Gatorades, snacks, souvenirs)
Confirmar la recogida de voluntarios en el aeropuerto (En algunos casos, algunos vuelos están retrasados o cancelados, o cambiados).
Asegurarse de que todo el equipo de construcción, arreglos y herramientas sean transportados al sitio o al hotel, esto incluye herramientas de construcción, toldos, hieleras, sillas, mesas, suministros, equipos de primeros auxilios, etc.

Durante la estadía de la brigada

Domingo por la mañana. Llegar al hotel para asegurarse que la salida desde el hotel sea puntual, organizar la carga de equipaje y llevar a los voluntarios al recorrido por Managua (lo que incluye la vieja Managua, Loma de Tiscapa, Puerto Salvador Allende, etc.)
Arreglar sala de orientación con los paquetes, el proyector y la presentación.
Asegurarse de que todos los suministros lleguen al sitio antes que los voluntarios (carpa, hieleras, mesas y sillas deben estar listos a la llegada del equipo).
En los días de construcción. Coordinar refrigerios y almuerzo a tiempo y asegurarse de que las comidas estén adecuadamente preparadas, prestando suma atención a las necesidades especiales y peticiones, como las vegetarianas.
Llevar registro de combustible, viáticos, kilometraje y otros gastos.
Asegurarse de que todo el personal de apoyo y si aplica (los albañiles y familias) coman en el almuerzo.
Mantener a los voluntarios hidratados y protegidos del sol.
Asegurarse de que los voluntarios cumplan con las medidas de seguridad en el lugar. Si hay una amenaza de seguridad (clavos, alambres, clavos, y los obstáculos) que podría ocasionar un accidente, limpiar la zona. (NO permita que los voluntarios participen en situaciones peligrosas, por ejemplo permanecer en un andamio inestable).
Asegurarse que los voluntarios tengan algo que hacer en todo momento para evitar sentimientos de inutilidad.
Conducir el Día Cultural y servir como guía turístico en caso de ausencia del coordinador.
Confirmar los horarios de salida y organizar las dejadas al aeropuerto.
Reportar diariamente a la coordinación: los avances con los voluntarios, salud del voluntario, y el transcurso del día a día.
En caso de enfermedad de un voluntario debe reportarse inmediatamente al coordinador.

Después de la partida

Recopilar todas las facturas de los gastos en efectivo y organizarlas por fecha para informe de rendición de cuentas del cheque para la rendición total que la coordinadora realiza al Sending Program.
Presentar solicitud de pago de los gastos de tarjetas de crédito con código GV.
Enviar por correo electrónico toda la información de contacto y fotos al Coordinador de Fondos Designados y Coordinador de Comunicaciones para propósitos de seguimiento.
Alimentar la base de datos de movilización de voluntarios agregando los nuevos voluntarios